Il est devenu primordial aujourd’hui de savoir mener une conversation téléphonique de façon efficace dans le monde professionnel.
Que ce soit pour établir des relations avec des clients, des partenaires ou encore pour régler des problèmes au sein de son entreprise, il est essentiel d’être à l’aise au téléphone.
Si la communication téléphonique n’est pas un exercice facile pour vous, notre article vous donne 5 conseils pour vous aider à être à l’aise au téléphone.
Les 5 conseils à adopter pour être à l’aise au téléphone
Pour gérer vos appels de façon efficace et faciliter vos échanges dans le milieu professionnel, voici 5 conseils que vous pourriez suivre :
- Choisir un environnement calme et se préparer mentalement : installez-vous dans un endroit calme pour supprimer les bruits de fond gênants et les distractions afin d’être entièrement concentré sur la conversation. Prenez quelques instants pour vous détendre, respirez et mettez-vous en confiance.
- Préparer un script et lister les points clés à aborder : avant d’appeler, ayez une idée claire et précise de ce que vous souhaitez dire. Pour ne rien oublier, faites-vous une liste des points que vous souhaitez aborder lors de votre appel. Pour les appels entrants, vous pouvez préparer un script d’appel avec les éléments auxquels vous devez penser comme par exemple demander à l’appelant de se présenter, le motif de son appel ou encore de reformuler sa demande.
- Poser votre voix et articuler : si vous utilisez le téléphone dans un contexte professionnel, travaillez le ton de votre voix. Une voix confiante et professionnelle inspire plus de confiance à vos interlocuteurs. Ne parlez pas trop rapidement et pensez à bien articuler vos mots pour que votre interlocuteur vous comprenne facilement.
- Pratiquer l’écoute active : soyez attentif aux propos de votre interlocuteur, poser des questions pour montrer votre intérêt et surtout pensez à reformuler ce que votre interlocuteur vous dit pour être sûr d’avoir bien compris et éviter les malentendus.
- Téléphoner régulièrement : téléphoner le plus souvent possible pour travailler votre aisance au téléphone. En prenant l’habitude d’être au téléphone, vous serez de plus en plus en confiance et vous n’aurez plus de crainte pour passer des appels téléphoniques.
Optez pour l’accueil téléphonique externalisé !
Si vous êtes un professionnel, il est important de traiter correctement les appels de votre entreprise pour satisfaire vos interlocuteurs et donner une image positive de votre entreprise. De plus, les appels sont généralement le premier contact qu’un client a avec une entreprise, c’est donc la première impression que le client aura d’elle et il est primordiale de traiter l’appel de façon efficace et avec professionnalisme.
Pour offrir un accueil téléphonique de qualité, vos équipes doivent veiller à toujours rester respectueux, chaleureuses et empathiques. Par ailleurs, il est important de pratiquer l’écoute active, c’est-à-dire de reformuler la demande du client pour éviter les malentendus et lui apporter une solution adaptée. Enfin, il est important de répondre rapidement et de façon efficace à la demande du client. Le traitement efficace d’un appel renforcera la confiance que le client accorde à votre entreprise et le fidélisera. De plus, un client satisfait génèrera du bouche-à-oreille positif sur vos services autour de lui.
Se former à l’accueil téléphonique
